Møder er en nødvendig del af forretningen, men de kan ofte være uproduktive og endda kontraproduktive, hvis de ikke organiseres og styres korrekt. Her er de fem vigtigste ting, du skal gøre for at sikre, at dit næste møde er produktivt.
1. Definer formålet med mødet.
Før du kan bestemme, hvem der skal være til stede, skal du vide, hvorfor du afholder mødet i første omgang. Hvad er formålet med mødet? Hvilke mål håber du at nå? Når du har en klar forståelse af formålet med mødet, kan du invitere de relevante personer og sætte en dagsorden.
2. Sæt en dagsorden og hold dig til den.
En dagsorden vil hjælpe med at holde mødet på sporet og forhindre det i at gå i stykker. Sørg for at rundsende dagsordenen på forhånd, så alle ved, hvad der skal diskuteres og kan komme forberedt med spørgsmål eller kommentarer. Det er også vigtigt at holde sig til den afsatte tid for hvert punkt på dagsordenen. Ellers kommer du aldrig igennem alt, og folk vil begynde at tune ud.
3. Hold det kort og godt.
De bedste møder er som regel dem, der er korte og søde. Det betyder ikke, at hvert møde skal vare en time eller mindre, men prøv at holde dem så kortfattede som muligt. Jo kortere mødet er, jo mere fokuserede vil alle være, og jo mere sandsynligt er det, at der bliver truffet beslutninger. Hvis et møde begynder at trække ud, skal du udsætte tidligt og planlægge et nyt møde for eventuelle resterende emner, der skal diskuteres.
4. Tilskynd til deltagelse fra alle.
For at få mest muligt ud af et møde er det vigtigt at opmuntre til deltagelse fra alle tilstedeværende. Det betyder at skabe et miljø, hvor folk føler sig trygge ved at sige deres mening og give udtryk for deres meninger. Det betyder også at sikre, at alle har en chance for at blive hørt uden at blive afbrudt eller overtalt af andre. En måde at opmuntre til deltagelse på er ved at stille åbne spørgsmål, der kræver mere end blot et ja eller nej svar.
5. Lej et konferencelokale til større møder
Til større møder er det ofte bedst at leje et konferencelokale, så alle kan høre og se hinanden. Dette giver dig også mulighed for at bruge visuelle hjælpemidler, såsom PowerPoint-præsentationer eller whiteboards. Hvis du lejer et mødelokale, så sørg for at bestille det på forhånd og udsend invitationer med sted og tidspunkt for mødet.
Hvis du ønsker, at dit næste møde skal være produktivt, så sørg for at følge disse tips! Ved at følge disse enkle trin kan du sikre dig, at dit næste møde faktisk er produktivt i stedet for blot at være spild af tid!